Un centralino AI per lo studio medico o il poliambulatorio

Cosa non chiede mai a un paziente?

Sono le 8:02 di lunedì. In sala d'attesa ci sono già tre persone al banco, e sul telefono lampeggiano due linee. Chi risponde non può anche ascoltare una storia clinica, e nemmeno deve.

Giulia non chiede mai il motivo della visita. Per fissare un appuntamento le bastano la prestazione scelta dal listino, nome, cognome e un numero di telefono. Se il paziente comincia a raccontare i sintomi, lo ferma con garbo: ne parlerà con il medico.

Per la stessa ragione non dà diagnosi, non consiglia farmaci e non rassicura («non sarà niente»). Ogni domanda di salute torna al professionista. Il tono è quello di una segreteria: dà del lei, è precisa, non fa ripetere le cose già dette.

Quali visite prenota, e con quale medico?

Si parte da tre prestazioni, da sostituire con le tue: prima visita (45 minuti), visita di controllo (30) e trattamento (60). L'appuntamento occupa in agenda il tempo della prestazione scelta.

• Se il paziente chiede uno specialista preciso, cerca i posti liberi di quel professionista.
• Propone date da oggi fino a due mesi avanti, negli orari di apertura dello studio.
• Sposta e disdice gli appuntamenti già presi: basta dire «non posso venire».
• A fine chiamata riassume prestazione, giorno, ora e medico, e ricorda la tessera sanitaria e, se serve, la prescrizione.
• Prima della visita manda promemoria e conferme su WhatsApp, con i pulsanti «Confermo» / «Devo spostarlo», dal piano Pro: il paziente risponde con un tocco.

Come risponde alle domande che arrivano in segreteria?

Molte telefonate a uno studio non sono prenotazioni. Giulia risponde a queste domande solo con le informazioni che lo studio le ha caricato; quando la risposta manca prende nome e numero e lascia la richiesta alla segreteria.

Com'è una prenotazione presa da Giulia?

Cosa succede se chiama una persona che sta male?

Giulia non fa triage. Quando sente parole come «non respiro», «è svenuto», «perde sangue», dice con chiarezza che è un'assistente virtuale, che non può gestire un'emergenza né dare indicazioni sanitarie, e che chi si sente in pericolo può chiamare il 112. Poi fa avvisare lo studio, senza promettere tempi.

Per una richiesta urgente ma non di pericolo («mi ricevete in giornata?») cerca il primo posto libero; se non c'è, lascia la richiesta alla segreteria.

Cosa resta allo studio dopo ogni telefonata?

L'appuntamento in agenda e la trascrizione scritta della chiamata, con data, durata ed esito. L'audio non viene registrato. La segreteria apre il gestionale e vede chi ha chiamato mentre era al banco, cosa ha chiesto e cosa è rimasto da richiamare, senza riascoltare niente.

Come si mette Giulia al telefono di uno studio medico?

1. TuRegistri lo studio con il piano Free: niente carta, accesso con Google, Microsoft o email. Se lo studio ha un sito, ne indichi l'indirizzo.
2. SwavoDal sito ricaviamo sede, orari e visite e te li proponiamo da controllare; se mancano, si parte dalle prestazioni di partenza degli studi sanitari (prima visita, controllo, trattamento).
3. TuInserisci medici, prestazioni con la loro durata, orari di ciascuno e tariffe. Se l'agenda dello studio è su Google Calendar o Outlook, la colleghi.
4. SwavoIn base a come vuoi che tratti i pazienti (chi passa al medico, cosa dire sui referti) impostiamo noi le regole di Giulia.
5. TuLa ascolti dal browser fingendo di essere un paziente che vuole spostare un controllo, a voce o in chat.
6. SwavoIl numero dedicato per le chiamate arriva dal piano Start: lo attiviamo e ti avvisiamo appena risponde.
7. TuFai deviare il numero dello studio dal tuo gestore telefonico; lo trovi spiegato in come si collega la segretaria AI.

In quali studi Giulia non è la scelta giusta?

Non fa per te se…

• cerchi chi faccia un primo filtro dei sintomi o dica al paziente se può aspettare.

  Invece: Giulia non fa triage e non dà consigli: prenota sulla prestazione scelta e, davanti a un'emergenza, dice di chiamare il 112.

• il lunedì mattina hai decine di pazienti in linea nello stesso minuto.

  Invece: Le telefonate contemporanee le decide il piano: 1 telefonata alla volta con Start, 2 con Pro, 5 con Suite. Un poliambulatorio con più sedi guarda i piani più alti e il su misura nella pagina prezzi.

• tanti pazienti stranieri chiamano in inglese o in un'altra lingua.

  Invece: Per ora Giulia risponde in italiano, e si presenta sempre come assistente AI. Ti serve un'altra lingua? Scrivici.

• le prenotazioni devono finire nel gestionale medico che usi già.

  Invece: Giulia scrive nell'agenda di Swavo e su Google Calendar o Outlook. Collegare un gestionale medico diverso è un lavoro da piano su misura: contattaci.

I pazienti che scrivono per spostare una visita trovano la stessa Giulia nell'assistente AI per WhatsApp. Quante prenotazioni saltano perché la linea è occupata? Fai il conto con il calcolatore delle chiamate perse. Per dentisti, veterinari e altri studi vedi tutti i mestieri.

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