Mestiere · Autofficina, carrozzeria, gommista
Un'AI che risponde al telefono per un'officina meccanica
Aggiornato il · Scritto da Salvatore Marino, fondatore di Swavo.
Giulia, l'assistente AI di Swavo, risponde al telefono dell'officina 24 ore su 24, anche quando sei sotto un ponte o in prova su strada. Chiede che auto è e cosa fa, fissa il giorno per tagliando, gomme o guasto e ti lascia tutto scritto. Non fa diagnosi e non dà prezzi che non le hai caricato tu.
Oppure senti la sua voce adesso: chiama il +39 059 7160195. Risponde Giulia per conto di Swavo, non per la tua attività: dille che lavoro fai e ti racconta come risponderebbe ai tuoi clienti.
Cosa chiede Giulia a chi chiama un'officina?
Sei sdraiato sotto una Punto con la chiave dinamometrica in mano e il telefono squilla per la terza volta. Chi chiama un meccanico vuole sapere due cose: quando può portare l'auto e quanto spende. Giulia non fa preamboli: il saluto è corto e la prima domanda è sempre la stessa, che auto è e cosa fa.
- Guasto adesso (non parte, spia accesa, rumore, perde olio, frizione, surriscalda): cerca il primo appuntamento libero.
- Lavoro programmato (tagliando, revisione, cambio olio, cambio gomme stagionale, carrozzeria, danni da grandine): fissa il giorno che va bene al cliente.
- Informazioni (costi, tempi, auto sostitutiva): risponde solo con quello che le hai scritto tu.
Al telefono riconosce le parole dell'officina: distribuzione, pastiglie, dischi freno, FAP, iniettori, convergenza, equilibratura, pneumatici invernali, targa, telaio. Chiude ripetendo giorno e ora e ricordando cosa portare: libretto e chiavi di scorta.
Com'è una telefonata in officina con Giulia?
GiuliaBuongiorno, sono Giulia, l'assistente AI dell'officina. Che auto è e cosa fa?
ClienteUna Panda del 2018. Si è accesa la spia motore e va a strappi.
GiuliaSegno Panda 2018, spia motore accesa, va a strappi. Il primo posto è giovedì alle 8:30, oppure venerdì alle 14. Quale preferisce?
ClienteGiovedì. Ma secondo lei cos'è? Quanto mi costa?
GiuliaLa diagnosi la fa il meccanico quando vede l'auto, e il costo dipende da quello che trova: una cifra non posso dargliela io. A che nome segno giovedì alle 8:30?
ClienteBianchi.
GiuliaFatto, signor Bianchi: giovedì alle 8:30. Porti il libretto e le chiavi di scorta.
Perché a ottobre e ad aprile il telefono dell'officina non smette?
Per le gomme. Dal 15 ottobre si possono montare le invernali, e sulle strade dove c'è un'ordinanza l'obbligo va dal 15 novembre al 15 aprile: lo fissa una direttiva del Ministero dei Trasporti del 2013, come ricorda l'ACI. Risultato: per qualche settimana metà del quartiere ti chiama per la stessa cosa.
È la telefonata più adatta a Giulia. Il cambio stagionale è un lavoro sempre uguale: dura quanto hai deciso tu, costa quanto hai scritto a listino, non ha bisogno di una diagnosi. Lei chiede che auto è, propone il primo buco libero e passa alla chiamata dopo. Tu intanto resti sul ponte.
Cosa fa Giulia in officina, e cosa no?
Lo fa
- Risponde quando hai le mani sporche, sei al banco prova o l'officina è chiusa.
- Fissa l'appuntamento sul calendario che colleghi (Google Calendar o Outlook) e non propone gli orari già occupati.
- Dice i prezzi fissi che le hai caricato: per esempio un cambio gomme o una revisione, se da te hanno un prezzo solo.
- Per un preventivo (carrozzeria, frizione, distribuzione) prende auto, lavoro richiesto e numero, e ti lascia la richiesta da richiamare.
- Manda promemoria e conferme dell'appuntamento su WhatsApp, con i pulsanti «Confermo» / «Devo spostarlo», dal piano Pro.
- Se chi chiama parla di un incidente appena successo, di freni che non vanno o di fumo dal cofano, dice di fermarsi in un posto sicuro e chiamare il 112, e segnala la chiamata come urgente.
Non lo fa
- Non fa diagnosi al telefono: «secondo lei cos'è?» resta una domanda per il meccanico.
- Non dà preventivi a voce sui lavori che non hanno un prezzo fisso nel tuo listino.
- Non promette l'auto sostitutiva né i tempi di consegna, se non glieli hai scritti.
- Non segue il lavoro sul ponte: quando l'auto è pronta, il cliente lo avvisi tu.
- Non manda il carro attrezzi.
Come si parte con Giulia in officina, passo per passo?
- TuTi iscrivi al piano Free, senza carta, con Google, Microsoft o un'email. Se l'officina ha un sito, ne scrivi l'indirizzo.
- SwavoLegge il sito dell'officina e ti propone indirizzo, orari e lavori che ci trova. Non entra niente finché non lo confermi tu; senza sito si parte dai cinque lavori del modello per le officine.
- TuSistemi i lavori con la loro durata e, dove c'è, il prezzo fisso: tagliando, cambio gomme, revisione, diagnosi di un guasto, preventivo di carrozzeria. Se segni gli appuntamenti su Google Calendar o Outlook, lo colleghi.
- SwavoDalle tue risposte su come deve lavorare (cosa dire su auto sostitutiva e tempi di consegna, quando passarti la chiamata) imposta Giulia per la tua officina.
- TuLa provi dal browser, a voce e in chat: fai il cliente con la spia motore accesa e senti cosa risponde.
- SwavoLa voce al telefono c'è dal piano Start: il numero dedicato lo attiviamo noi e ti avvisiamo quando è pronto.
- TuImposti con il tuo gestore la deviazione dal numero sull'insegna verso quello dedicato: come funziona è in come si collega la segretaria AI.
Per quale officina Giulia non è adatta?
Non fa per te se…
vuoi che al telefono il cliente senta una diagnosi, o un preventivo a voce per frizione, distribuzione o carrozzeria.
Invece: Giulia dice solo i prezzi fissi che carichi tu; per tutto il resto prende auto e lavoro richiesto e ti lascia la richiesta da richiamare.
mandi il promemoria del tagliando via SMS e vuoi continuare così.
Invece: Swavo non manda SMS. Promemoria e conferme partono su WhatsApp dal piano Pro: vedi l'assistente AI per WhatsApp.
nelle settimane delle gomme invernali ti chiamano in tanti nello stesso istante.
Invece: Le telefonate che il piano prende insieme sono: 1 telefonata alla volta con Start, 2 con Pro, 5 con Suite. Se non bastano, guarda i piani più alti e il su misura nella pagina prezzi.
hai già un gestionale per officine e vuoi che gli appuntamenti finiscano lì dentro.
Invece: Oggi Giulia scrive nel gestionale di Swavo e su Google Calendar o Outlook. Un gestionale diverso si collega solo con il piano su misura: scrivici.
Chi preferisce scrivere trova la stessa Giulia su WhatsApp: vedi l'assistente AI per WhatsApp Business. Per capire quanti lavori se ne vanno con le chiamate senza risposta c'è il calcolatore delle chiamate perse. Non hai un'officina? Guarda gli altri mestieri.
Domande frequenti
Giulia può dire al cliente quanto costa il tagliando?
Sì, se il tagliando ha un prezzo fisso nel listino che le hai caricato. Se il prezzo cambia con il modello o con quello che si trova aprendo il cofano, Giulia prende i dati dell'auto e ti lascia la richiesta: la cifra la dai tu.
Cosa succede se chiama qualcuno con l'auto ferma in strada?
Giulia non manda il carro attrezzi e non gestisce emergenze. Se c'è un pericolo (incidente, freni, fumo dal cofano) dice di mettersi al sicuro e chiamare il 112, e segnala la chiamata come urgente. Per un guasto senza pericolo cerca il primo appuntamento libero.
Funziona anche per un gommista o una carrozzeria?
Sì. Il modello è lo stesso per autofficina, carrozzeria e gommista: riconosce richieste come cambio stagionale, convergenza, equilibratura e danni da grandine. Lavori, durate e prezzi li carichi tu.
Avvisa i clienti quando l'auto è pronta?
No. Giulia risponde a chi chiama e a chi scrive, non segue il lavoro in officina. I messaggi WhatsApp che partono da te si possono mandare dal piano Pro, ma l'avviso «auto pronta» lo mandi tu.
Il numero dell'officina resta quello di sempre?
Sì. Devii le chiamate dalla tua linea al numero dedicato che ti diamo noi: i clienti compongono il numero che conoscono e risponde Giulia. La deviazione la imposti con il tuo gestore telefonico.
Ogni giorno un programma rifà il percorso di un cliente e controlla che Giulia porti a termine la richiesta: come proviamo Giulia, con i risultati aggiornati.