Mestiere · Studi dentistici
Una segretaria AI per lo studio dentistico, mentre sei alla poltrona
Aggiornato il · Scritto da Salvatore Marino, fondatore di Swavo.
Giulia, l'assistente AI di Swavo, risponde al telefono dello studio dentistico 24 ore su 24, anche quando sei alla poltrona. Fissa prime visite, sedute di igiene e controlli, sposta e disdice. A chi chiama per un dente che fa male trova il primo posto libero, ma non dice cosa fare né cosa prendere: quello resta al dentista.
Oppure senti la sua voce adesso: chiama il +39 059 7160195. Risponde Giulia per conto di Swavo, non per la tua attività: dille che lavoro fai e ti racconta come risponderebbe ai tuoi clienti.
Chi chiama uno studio dentistico, e per cosa?
Le telefonate di uno studio si dividono in tre mucchi. Chi vuole la prima visita e chiede quanto costa e se la panoramica è compresa. Chi deve fare la pulizia o il controllo dei sei mesi. E chi ha dolore: un dente rotto, una guancia gonfia, un'otturazione caduta.
I primi due si risolvono con un giorno e un'ora. Il terzo è quello che non puoi perdere: chi ha mal di denti chiama il primo studio che risponde.
Come tratta chi telefona con il mal di denti?
Cerca il primo posto libero di oggi o di domani e lo propone. Non chiede di descrivere il dolore, non suggerisce antidolorifici, non dice «non sarà niente». Se il posto non c'è, lascia allo studio la richiesta con nome e numero, così decidi tu se infilarlo tra due pazienti.
Se dall'altra parte qualcuno dice di non respirare o di perdere molto sangue, Giulia dice chiaramente di essere un'assistente virtuale, che non può gestire un'emergenza e che si può chiamare il 112; poi fa avvisare lo studio.
Come risponde Giulia a chi chiama con un molare rotto?
GiuliaStudio dentistico, buongiorno, sono Giulia, l'assistente AI. Come posso aiutarla?
ClienteMi si è rotto un pezzo di molare mangiando, mi fa un male cane. Mi vedete oggi?
GiuliaOggi il dottor Galli ha un posto alle 18:15. Glielo fisso?
ClienteSì. Intanto cosa posso prendere?
GiuliaSu farmaci e cure non posso risponderle io: ne parlerà con il dottore stasera. Mi dice nome e cognome?
ClienteMarco Ferri.
GiuliaFatto, signor Ferri: oggi alle 18:15 con il dottor Galli. Porti la tessera sanitaria.
Quanto durano le sedute che prenota?
Il sotto-tipo «studio dentistico» parte da sedute di 45 minuti, prenotabili da oggi fino a due mesi avanti, e da tre prestazioni: prima visita (45 minuti), visita di controllo (30) e trattamento (60). Le sostituisci con le tue: igiene, otturazione, devitalizzazione, sbiancamento, ognuna con il suo tempo di poltrona.
Se il paziente chiede un professionista preciso, per esempio l'igienista che lo segue da anni, Giulia guarda l'agenda di quella persona.
Cosa risponde su preventivi, rate e convenzioni?
| La domanda | Cosa fa Giulia |
|---|---|
| «Quanto costa un impianto?» | Nessuna cifra se non è nel tuo listino: propone la prima visita, dove il preventivo lo fai tu. |
| «Quanto costa la pulizia?» | Dice il prezzo della seduta di igiene, se l'hai messo a listino. |
| «Siete convenzionati con il mio fondo sanitario?» | Risponde con l'elenco dei fondi che le hai dato; se il fondo non c'è, lo dice e lascia la domanda allo studio. |
| «Si può pagare a rate?» | Ripete le condizioni che hai scritto, senza inventare tassi o numero di rate. |
| «Ho paura del dentista» | Risponde con quello che le hai scritto (come lavorate con i pazienti ansiosi); se non c'è niente, lascia la domanda allo studio. |
Quali sono i confini di Giulia in uno studio dentistico?
- Niente diagnosi né consigli clinici. Non valuta il dolore, non dice cosa prendere, non dice «non sarà niente»: il parere è del dentista.
- Non chiede il motivo clinico. Per prenotare le bastano la prestazione dal tuo listino, nome, cognome e telefono.
- Prezzi solo se sono a listino. Per un impianto o un apparecchio senza cifra propone la prima visita: il preventivo lo fai tu.
- Urgenze vere fuori dalla sua portata. Se qualcuno dice di non respirare o di perdere molto sangue, dice di essere un'assistente virtuale, indica il 112 e fa avvisare lo studio.
- Il richiamo dei sei mesi non parte da solo. Ricontattare chi non si è più fatto vedere resta allo studio.
- Solo italiano, e si presenta sempre come assistente AI.
Come si parte con Giulia nello studio dentistico?
- TuIscrivi lo studio al piano Free, senza carta, entrando con Google, Microsoft o un'email; se c'è un sito, lo indichi.
- SwavoLeggiamo il sito dello studio e ti proponiamo orari e prestazioni da approvare; senza sito si parte da prima visita, controllo e trattamento.
- TuMetti le tue sedute con il tempo di poltrona (igiene, otturazione, devitalizzazione), chi le fa, i prezzi che vuoi dire e i fondi convenzionati. Colleghi Google Calendar o Outlook se l'agenda è lì.
- SwavoCi dici come trattare il paziente con dolore e chi passa al dentista: le regole di Giulia le impostiamo noi.
- TuDal browser fai il paziente con il molare rotto, a voce o in chat, e guardi l'appuntamento che fissa.
- SwavoIl telefono dello studio si collega dal piano Start: attiviamo il numero dedicato e ti avvisiamo.
- TuChiedi al tuo gestore di deviare il numero dello studio; è descritto in come si collega la segretaria AI.
Per quale studio dentistico Giulia non va bene?
Non fa per te se…
vuoi che i pazienti ricevano il richiamo dell'igiene in automatico ogni sei mesi.
Invece: Il richiamo non parte da solo. Promemoria e conferme delle sedute già fissate sì, su WhatsApp dal piano Pro.
i promemoria dello studio devono partire via SMS.
Invece: Swavo non manda SMS: usa WhatsApp, vedi l'assistente AI per WhatsApp Business.
le sedute devono finire nel gestionale odontoiatrico che usi già.
Invece: Giulia prenota nell'agenda di Swavo e su Google Calendar o Outlook; un gestionale odontoiatrico si collega solo con il piano su misura: scrivici.
nello studio ci sono più poltrone e le chiamate arrivano tutte insieme.
Invece: Le telefonate in parallelo dipendono dal piano: 1 telefonata alla volta con Start, 2 con Pro, 5 con Suite. Piani più alti e su misura nella pagina prezzi.
Molti pazienti preferiscono scrivere per spostare la pulizia: c'è l'assistente AI per WhatsApp Business. Quante prime visite ti scappano con lo studio occupato lo misura il calcolatore delle chiamate perse. Studi medici, veterinari e gli altri sono in tutti i mestieri.
Domande frequenti
Giulia può dire a un paziente con dolore cosa prendere?
No. Non consiglia farmaci né cure e non valuta il dolore: trova il primo appuntamento libero e lascia la richiesta allo studio. Il consiglio lo dà il dentista.
Dice quanto costa un impianto o un apparecchio?
Solo se quel prezzo è nel listino che le hai caricato. Altrimenti propone la prima visita, dove il preventivo lo fa lo studio, e non inventa una cifra.
Può prenotare con l'igienista invece che con il dentista?
Sì. Se il paziente chiede una persona precisa, Giulia propone i posti liberi nell'agenda di quella persona.
Manda il promemoria della seduta di igiene?
Promemoria e conferme su WhatsApp ci sono dal piano Pro, con i pulsanti «Confermo» / «Devo spostarlo». Il richiamo dei sei mesi, cioè ricontattare chi non si è più fatto vedere, non parte da solo.
Sa rispondere su fondi sanitari e detrazioni?
Risponde con quello che lo studio le ha scritto: fondi convenzionati, cosa portare, se rilasciate la fattura per il 730. Se manca, lascia la domanda alla segreteria.
Ogni giorno un programma rifà il percorso di un cliente e controlla che Giulia porti a termine la richiesta: come proviamo Giulia, con i risultati aggiornati.